Werkdesign oefeningen

Hieronder vind je: 
  • De taken die jullie niet bepaald in een flow brengen (en de redenen daarvoor)
  • Enkele eerste ideeën van jullie om die taken tot een betere ervaring te designen
  • Wat tips van onze kant om de komende weken eens te proberen

Houd in gedachten dat werkdesign niet "klaar" is na 1 workshopje. Het wordt pas effectief (en leuk!) als je er een paar keer op terug komt. Dus kijk aan de hand van het onderstaande nog eens terug op die middag en plan minimaal 1 gesprekje met 1 of meer collega's (die er al dan niet bij waren) om een concrete taak een aantal weken echt op een andere manier aan te vliegen. 

Vervelende taken of situaties en wat er zo erg aan is
Je ziet ook nog de kleurige stipjes die jullie op de flipover vellen hebben geplakt. Dit waren verwijzingen naar werkdesign technieken die je misschien zou kunnen inzetten. Even het geheugen opfrissen:

  Uitdaging toevoegen
•  Levels inbouwen (scaffolding)
  Scorebord maken
  Focus beschermen
  Er een verhaal van maken (narrative

Jullie eerste pogingen die taken te (her)designen:   
Je ziet dat het lastig is om op zoek naar oplossingen bij de taak zelf te blijven. We hebben allemaal vaak de neiging om het meer "extrinsiek" te zoeken, dus buiten de inhoud van het werk. Bijvoorbeeld jezelf belonen. Kan prima werken, maar verandert de taak zelf niet en is dus strict genomen geen werkdesign. Ook de frog eten kan zeker effectief zijn maar gaat er meer over in welke volgorde je taken doet. De taken blijven hetzelfde. Muziek valt in dezelfde categorie, ook als die opzwepend is :). 

Het thuiswerken om beter te kunnen concentreren is trouwens al in de goede richting aangezien de plek waar je iets doet de taak al inhoudelijk beïnvloedt (categorie Je focus beschermen). Ook "z.s.m. racen" vinden we wel aardig (voor de taak afwassen) omdat dit al iets van de technieken uitdaging toevoegen en scorebord maken in zich heeft. Maar deze hack is eigenlijk nog niet af: je zou dingen moeten gaan bijhouden: de tijd, het aantal kopjes, mokken, bordjes etc. En daar komt dan steeds wat bij: de "kwaliteit" van de afwas (aantal gebroken kopjes, aantal "klachten", beoordeling door een "objectieve" jury). Wel in de gaten houden dat je er ook functionele winst bij boekt: dus sneller klaar zijn bijvoorbeeld. Anders is het geen goed design.

Tot slot nog wat tips: wat zou je kunnen proberen?
Niet geheel verrassend in jullie soort werk werden administratieve taken meermalen genoemd. Dit komt vaker voor en er zijn best leuke voorbeelden van werkdesign in die hoek: 

1) Knip de administratieve taak op in een aantal standaard handelingen (iets opzoeken, copy-paste ergens naar toe, data vergelijken, totaal-oordeel of score geven, etc). Neem de tijd op die op een normaal tempo nodig is om ieder van die handelingen te doen. Deel dit evt. met collega's en bereken een gemiddelde. Probeer vervolgens in de loop der tijd op deze punten twee keer zo snel te worden. Houd lijstjes bij en als je het leuk vindt concurreer met elkaar. Bang dat je meer fouten gaat maken? Gaat niet gebeuren: tests laten zien dat je juist nauwkeuriger wordt doordat je er je aandacht beter bij kunt houden. Zo werkt je werkgeheugen nou eenmaal. 

2) Maak bij een cijfermatige taak voorspellingen van hoe vaak, hoeveel keer, hoeveel mensen of in welke proportie de komende maand ergens in je data voorkomen. Probeer steeds nauwkeuriger te worden hierin. Zo krijg je ook nog eens een beter gevoel voor verborgen verbanden, die je op de automatische piloot niet zou opmerken. 

3) Moet je
teksten produceren: zet een timer en probeer in 15 minuten zoveel mogelijk woorden te "produceren". Ga daarna met een kritische blik over je tekst heen. De zinnen zijn waarschijnlijk vaak krom, staan op een verkeerde plek, of bevatten nogal wat spelfouten. Die corrigeer je dan op je gemak. We weten uit ervaring van schrijvers en journalisten met een writers' block dat dit veel meer rust geeft dan na een half uur pas drie perfecte zinnen te hebben opgepend.

Word je hier bij voorbaat al hyper van, kun je ook voor een rustigere optie kiezen en proberen je taalgebruik te verrijken door geen enkele uitdrukking of frase meer dan 1 (of 2, in het begin) keer te gebruiken. Of verstop in een ballorige bui een geheime boodschap in de tekst, gevormd door de eerste letters van iedere zin. Dit heeft een stel rijksambtenaren in een niet nader te noemen land geholpen hun beleidsnota's sneller af te hebben omdat ze deze taak niet meer steeds uitstelden of onderbraken. 
Nederlands